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Glossar

die wichtigsten Begriffe rund um unsere neuen Services kurz erklärt

Benutzer und Benutzerrollen

  • Benutzer
    Benutzer sind alle Personen, die in mglw. verschiedenen Rollen auf ein Vikingkonto zugreifen können. Benutzer können die Rolle von Administratoren, Genehmigern oder Käufern einnehmen. Ebenso können Benutzer mehrere dieser Rollen gleichzeitig in sich vereinen, bspw. also gleichzeitig als Administrator und Käufer auftreten. Eine Übersicht über alle einem Vikingkonto zugeordneten Benutzer finden Sie unter dem Menüpunkt „Benutzer“ unter „Mein Konto“ auf Ihrer Viking Startseite. Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Benutzern finden Sie hier.
  • Administrator
    Der Administrator verwaltet Ihre Vikingkonten und nimmt damit eine wichtige Rolle bei der Organisation Ihres Einkaufserlebnisses ein. Administratoren können Benutzer anlegen, diese verwalten und die Rollen von weiteren Administratoren, Genehmigern und Käufern zuordnen. Ebenso können Administratoren Berechtigungen für bestimmte Benutzer einrichten und damit deren Möglichkeiten zum Einkauf begrenzen. Administratoren können zusätzliche Einheiten erstellen und so Ihre Firmenorganisation so genau wie gewünscht auf Ihrem Vikingkonto nachbilden. Den Einheiten können Administratoren Kostenstellen zuweisen, um die Budgets für bestimmte Teile Ihrer Organisation bestmöglich berücksichtigen und deren Einhaltung bestmöglich steuern zu können. Administratoren können gleichzeitig auch die Rollen von Käufern und/oder Genehmigern einnehmen wobei sie in diesen Rollen dann möglichen Beschränkungen, wie bspw. Budgets oder Berechtigungen unterliegen. Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Benutzern als Administratoren finden Sie hier.
  • Käufer
    Ein Käufer ist ein Benutzer, der über das Recht verfügt, über Ihr Vikingkonto einzukaufen. Darüber hinaus verfügt ein Käufer über keine weiteren Rechte auf Ihrem Vikingkonto. Käufern können Berechtigungen zugewiesen werden, die sie bei ihren Einkäufen limitieren. Ebenso können Käufer Einheiten zugeordnet werden, um ihre Einkäufe dem teil ihrer Organisation zuordnen zu können, zu dem der jeweilige Käufer gehört. Käufer bilden üblicherweise die größte Benutzergruppe innerhalb einer Organisation und damit innerhalb eines Vikingkontos. Administratoren und Genehmiger nehmen häufig auch die Rolle eines Käufers ein, so dass diese verschiedenen Rollen kombiniert werden können. Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Benutzern als Käufer finden Sie hier.
  • Genehmiger
    Sie können von Käufern getätigte Bestellungen von Genehmigern prüfen und freigeben lassen. Üblicherweise nehmen Genehmiger innerhalb einer Organisation die Rolle eines Vorgesetzten oder eines zentralen Einkäufers ein. Genehmiger werden dann aufgefordert, bestimmte Bestellungen zu prüfen und freizugeben, wenn Käufer sich außerhalb des Rahmens der für sie definierten Berechtigungen bewegen, oder wenn festgesetzte Budgets für bestimmte Kostenstellen überschritten werden. Ein Genehmiger kann die Bestellungen, die auf seine Freigabe warten, im Genehmiger-Dashboard verwalten. Genehmiger haben üblicherweise zusätzlich auch die Rolle als Käufer inne. Ene detaillierte Beschreibung zur Anlage von Benutzern als Genehmiger finden Sie hier.

Einheiten

  • Einheiten
    Über die Funktion Einheiten erhalten Sie die Möglichkeit, die hierarchische Struktur Ihrer Organisation für Ihre Einkäufe bei Viking abzubilden. Ihr Vikingkonto wird üblicherweise für die oberste Ebene Ihrer Organisationsstruktur angelegt. Für weitere hierarchische Ebenen, die Sie in Ihrem Einkaufsprozess berücksichtigt wissen wollen, wie beispielsweise Bereiche, Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen können Sie Einheiten anlegen. Diesen Einheiten können Benutzer in verschiedenen Rollen zugeordnet werden. Ebenso können Sie den Einheiten Kostenstellen zuordnen. Die Nutzung der Funktion Einheiten ermöglicht es ihnen, Einkäufe aus verschiedenen Bereichen Ihrer Organisation klar zuzuordnen und so einen guten Überblick über den Bedarf und die Beschaffung verschiedener Organisationsteile zu behalten. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung von Einheiten finden Sie hier.

Budgets

  • Budgets
    Budgets bilden die Mittel ab, die einer bestimmten Kostenstelle über einen bestimmten Zeitraum für Einkäufe bei Viking zur Verfügung stehen sollen. Wie allgemein üblich stellt die Budgetierung also auch innerhalb Ihres Vikingkontos eine wirksame Methode zur Kontrolle Ihrer Ausgaben dar. Budgets können ausschließlich Kostenstellen zugeordnet werden. Sollten für eine bestimmte Kostenstelle Bestellungen auflaufen, die in ihrem Wert das veranschlagte Budget überschreiten, dann sollten diese einem Genehmiger zur Prüfung vorgelegt werden. Dieser kann die fraglichen Bestellungen ablehnen oder trotz Budgetüberschreitung freigeben. Budgets müssen überdies immer für einen definierten Zeitraum festgelegt werden. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung von Budgets für bestimmte Kostenstellen finden Sie hier.

Berechtigungen

  • Berechtigungen
    Alle Benutzer, die auf ein Vikingkonto zugreifen, um über dieses Bestellungen zu tätigen (mithin als Käufer agieren) können mit differenzierten Berechtigungen versehen werden, die ihre Möglichkeiten zum Einkauf bei Viking begrenzen oder erweitern. Über Berechtigungen kann so bspw. gesteuert werden, für wie viel ein Käufer innerhalb eines bestimmten Zeitraums über das Vikingkonto einkaufen darf oder auch, ob ein bestimmter Benutzer die Möglichkeit erhalten soll, festgesetzte Budgets nötigenfalls auch zu überschreiten. Berechtigungen dienen somit der Feinsteuerung innerhalb von Einheiten und Kostenstellen, für die übergreifende Budgets eingestellt werden können und erlauben es, einzelne Benutzer in ihren Einkaufsmöglichkeiten zu limitieren oder ihnen zusätzlichen Spielraum zu gewähren. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung von Berechtigungen für bestimmte Benutzer finden Sie hier.

Kostenstellen

  • Kostenstellen
    Über das Einrichten von Kostenstellen innerhalb Ihres Vikingkontos können sie die Kosten Ihrer Einkäufe bei Viking detailliert dem Ort der Kostenentstehung zuweisen. Jeder Einheit Ihrer Organisation können dazu eine oder mehrere Kostenstellen zugewiesen werden. In Ihrem Vikingkonto werden Budgets jeweils Kostenstellen (und nicht etwa Einheiten) zugeordnet. Sollten Sie einer Kostenstelle also nur einen begrenzten finanziellen Spielraum zum Einkauf bei Viking einräumen wollen, dann ordnen Sie dieser Kostenstelle bitte ein Budget zu. Bestellungen, die das einer bestimmten Kostenstelle zugeordnete Budget überschreiten müssen von einem Genehmiger freigegeben werden, um zur Ausführung zu kommen. Des Weiteren ist es möglich, bestimmten Käufern über eine entsprechende Berechtigung dauerhaft oder zeitlich begrenzt die Möglichkeit einzuräumen, das einer Kostenstelle zugeordnete Budget für ihre Bestellungen zu überschreiten. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung von Kostenstellen finden Sie hier.

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