Archivboxen

Ein sinnvolles und übersichtliches System zur Ablage und Aufbewahrung von Dokumenten, Ordnern und weiteren Papieren und Materialien erleichtert vieles im Büroalltag und im Archiv. Dabei treten ganz vielfältige Herausforderungen auf:

• Bei manchen Unterlagen ist es notwendig, immer wieder darauf zuzugreifen, weil sie für das Tagesgeschäft nötig sind.
• Bei anderen Unterlagen hingegen gibt es nur die Notwendigkeit, dass sie vorhanden und im Zweifelsfall rasch auffindbar sein müssen.

Für ein Unternehmen ist es möglich, das aktuelle, eigene Papieraufkommen massiv zu reduzieren. Dennoch hat die Digitalisierung ihre Grenzen:

• Zwar besagt bereits die sogenannte eIDAS-Verordnung der EU, dass elektronische Dokumente mit ebensolchen Signaturen grundsätzlich rechtsgültig sind, jedoch gibt es spezielle Vorgaben für diese digitalen Signaturen.
• Viele Personen, bringen zumindest bei wichtigen Unterlagen den elektronischen Formaten sowie mitunter auch der dahinterstehenden Speichertechnik kein ausreichendes Vertrauen entgegen.
• Längst nicht jeder Geschäftspartner und Kunde ist in einem gleichhohen Maß digitalisiert. Wenn diese Klientel physische Papiere verlangt und benutzt (etwa Briefe), muss auch ein papierloser Betrieb mitmachen.
• Zwar ist der Gedanke des papierlosen Büros schon alt, die praktische Umsetzbarkeit ist jedoch eine Entwicklung der jüngsten Vergangenheit. Insbesondere, was ältere Unterlagen mit gesetzlich vorgeschriebenen (oder auch nur geschäftlich sinnvoll erscheinenden) Aufbewahrungsfristen anbelangt, existieren deshalb auch in vielen digitalen Häusern solche „Altlasten“.

In vielen Unternehmen sind nach wie vor Unterlagen auf Papier vorhanden und bleiben es höchstwahrscheinlich auch für lange Zeit noch.

Archivboxen können dazu vielfältige Aufgaben erfüllen. Ihre typischste Form ist die einer Box mit Deckel, hergestellt aus Karton beziehungsweise Wellpappe in neutralem Weiß oder Braun, bzw. Naturbraun – der typischen Karton Farbe. Teilweise gibt es auch Boxen aus anderem Material, vorzugsweise Kunststoff. Alternative Bauweisen ähneln hingegen stärker einer Hülle für Aktenordner oder sind Archiv-Stehsammler. Schließlich gibt es auch solche Archiv-Schachteln, die einer Klappdeckelmappe oder einem Klappdeckel-Container ähneln.

Der Grund für diese Formatunterschiede ist, dass es dadurch möglich wird, unterschiedliche Arten von Unterlagen unterzubringen, ohne gezwungen zu sein, auf lose oder nur zusammengeheftete Blätter zu setzen. Alle Dokumente zu einem Bereich können unkompliziert und ordentlich gesammelt werden.

Wenn Sie sich im Top-Sortiment des VIKING-Online-Shops umsehen, werden Sie rasch feststellen, dass die verschiedenen Archivboxen auch unterschiedliche Abmessungen aufweisen. Allerdings bedeutet dies nicht, dass Sie vor einer Bestellung zum Maßband greifen müssten. Denn das grundlegende Maß aller Boxen ist das Format DIN A4. Auch andere Aufbewahrungsmöglichkeiten, die auf A4 Blätter setzen; etwa Ordner und Ringbücher oder Klarsichthüllen und dergleichen lassen sich darin unterbringen.

Durch diese Formatwahl auf der Grundlage von DIN A4 wird es Ihnen möglich, einfach Ihre Unterlagen ohne größeren Aufwand in die Archivboxen umzupacken. Ist der Deckel geschlossen, sind sie vor Staub und anderem Schmutz geschützt. Gleichzeitig sind die Boxen so gestaltet, dass sie auf unkomplizierte Weise beschriftet werden können. Zusammen mit Öffnungen, die als Handgriff oder Fingerloch dienen, wird daraus eine ideale Lösung, um Ihre Unterlagen so kompakt und zusammengefasst wie möglich zu lagern. Je nach Box können Sie die Archivkisten auch aufeinanderstapeln, dies spart vor allem bei solchen Unterlagen viel Platz, die Sie wirklich selten bis nie benötigen. Hier genügt es meist, dass sie schlicht vorhanden sind und bei Bedarf rasch gefunden werden können.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Art, wie die meisten Archivboxen bei Ihnen eintreffen: Da sie meist aus einfachem Karton oder Wellpappe bestehen, sind sie typischerweise in einem Stück ausgestanzt und vorgefaltet. So kann jede Schachtel mit nur wenigen Handgriffen zusammengesteckt werden und ist dann einsatzbereit. Das garantiert gleichzeitig, dass Sie jederzeit Archivboxen vorrätig halten können, ohne dass diese viel Platz beanspruchen. In flachem Zustand können sie problemlos auf oder hinter Aktenschränken so lange zwischengelagert werden, bis Sie sie benötigen.

Wenn Sie sich in unserem Archivbox-Sortiment umsehen, werden Sie feststellen, dass es sich dabei um eine besonders günstige Möglichkeit für die Archivierung handelt. Der Preis für die typischerweise mehrere Stück umfassenden Posten ist im Vergleich mit anderen Methoden sehr niedrig – hier zeigt sich ein weiterer Vorteil der einfachen, aber effektiven Materialwahl und der simplen Aufbaubarkeit.

Allerdings ist der günstige Preis nicht der einzige Grund, warum Sie in Ihrem Unternehmen, aber auch für Ihre privaten Unterlagen, nicht auf die Archivbox verzichten sollten:

• Der Name deutet zwar auf eine längere Archivierung hin, in der Praxis lässt sich die Box jedoch auch sehr gut für das tägliche Geschäft als Ordnungssystem nutzen. Dies sorgt für einen sauberen Schreibtisch, was wiederum die Arbeitseffektivität fördert. Auch für Hobby, Schule oder Studium lassen sich die Kartons sinnvoll einsetzen.
• Durch die praktischen Abmessungen passen Archivboxen typischerweise an Orte, die auch andere Storage-Systeme für Unterlagen aufnehmen können – gerade im typischen Format A4. Lassen sich in einem Regalfach mehreren Aktenordnern nebeneinander unterbringen, ist dort höchstwahrscheinlich durch das Karton Außenmaß auch genügend Platz, um Archivboxen aufzustellen.
• In den Boxen können nicht nur selten gebrauchte alte Unterlagen gelagert werden. Sie sind auch bestens dazu geeignet, neue Gegenstände zu sammeln – beispielsweise Kataloge oder Prospekte, die Sie nach und nach ausgeben und die vor Verschmutzungen geschützt werden müssen.
• Das Material der Boxen bietet zusammen mit der Konstruktion weitläufigen Schutz gegen verschiedene Beeinträchtigungen, darunter auch UV-Strahlen, Schädlinge und (bis zu einem gewissen Grad) Feuchtigkeit. Sie sind deshalb auch dafür geeignet, um wertvolle private Erinnerungen sicher zu verstauen – etwa Zeichnungen Ihrer Kinder oder auch liebgewonnene Fotoalben, die nicht einfach im Regal einstauben sollen oder dort Platz wegnehmen.

Für den bestmöglichen Schutz des Inhalts und eine effiziente Nutzung einer Archivbox sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen:

• Beachten Sie, dass jede Box nur ein bestimmtes Papiergewicht halten kann, wenn sie im beladenen Zustand noch bewegt werden soll. Genaueres ergeht aus der Herstellerangabe zum Material. Mehr ist zwar möglich, dann jedoch sollte der Karton schon beim Befüllen an seinem Lagerort stehen.
• Schließen Sie nach dem Abstellen die nach innen geschlagenen „Klappen“ der Grifflöcher. So stellen Sie sicher, dass über diese Öffnungen kein Schmutz von außen eindringen kann.
• Insbesondere wenn Sie mehrere Archivkartons stapeln möchten, sollten Sie zum einen sicherstellen, dass der unterste davon exakt waagerecht steht. Zudem sollte jede Box möglichst bis unter den Deckel gefüllt sein. Ist letzteres nicht möglich, sollten Sie halbleere Boxen zuoberst positionieren. Beladen Sie die Boxen ferner auch innen gleichmäßig, damit es zu keiner ungleichen Gewichtsverteilung kommt. Bei einer Bestückung mit unterschiedlich schweren Elementen sollten Sie zudem dafür sorgen, dass die schwersten Teile zuunterst in der Box liegen und wiederum die schwersten Kartons ganz unten im Stapel stehen.
• Achten Sie darauf, dass am Lagerort keine übermäßige (Luft-)Feuchtigkeit herrscht; das ist beispielsweise häufig in Altbaukellergeschossen der Fall. Ferner sollten Sie die Archivboxen so positionieren, dass zwischen zwei Stück bzw. zwei gestapelten Türmen stets etwas Luft zirkulieren kann. Stellen Sie die Boxen deshalb nach Möglichkeit nicht direkt an die Wand, sondern mindestens fingerbreit entfernt.

Dazu noch ein ergonomischer Rat für Ihren Rücken: Insbesondere eine mit mehreren vollen Aktenordnern befüllte Archivbox kann ein beträchtliches Gewicht auf die Waage bringen. Gehen Sie deshalb zum Anheben unbedingt in die Knie, heben Sie nicht aus dem vorgebeugten Rücken heraus – Rückenleiden sind auch aufgrund solcher falschen Bewegungen die bedeutendste Berufskrankheit im Büro.