Ordner
Der große Vorteil der Digitalisierung mag zwar das „papierlose Büro“ sein. In der Praxis gibt es jedoch im heimischen wie beruflichen Alltag zahlreiche Gelegenheiten, zu denen es nötig ist, Briefe, Schreiben und ähnliche Dokumente und Unterlagen auf althergebrachte Art zu sortieren, abzuheften und zu archivieren. Qualitativ hochwertige Ordner sowie ferner auch Ringbücher sollten deshalb zumindest in Unternehmen in ausreichender Menge vorrätig gehalten werden.
Hochwertige Ordner für Ihr Büro
Ein hochwertiger Qualitäts-Ordner hält diese Belastungen deutlich länger aus, bevor er ein Fall für den Recycling-Container ist. Doch stellt sich natürlich die Frage, was macht einen Ordner zu einem Qualitäts-Ordner, der Ihnen lange Jahre treue Dienste leistet? Es sind vor allem die Details:
- Die Kanten des Ordners sollten metallumrandet sein. Darauf sollten Sie vor allem bei Aktenordnern aus Pappe bzw. darauf basierenden Materialien achten. Die Metallkanten sorgen dafür, dass die Pappe auch durch wiederholtes Einstellen in ein Regal nicht angestoßen wird und aufbricht. Außerdem lassen sich derart ausgestattete Ordner leichter in Fächer hineinschieben und hervorziehen, da sie besser gleiten.
- Die Hebelmechanik sollte von hoher Güte sein. Sie ist der wichtigste Unterschied zwischen einem Ordner und einem Ringbuch. Üblich ist die sogenannte Qualitäts-Hebelmechanik, die trotz eines hohen Füllgrades zigtausende Öffnungs- und Schließvorgänge mitmacht und dennoch immer wieder zuverlässig schließt, sodass sich nur durch die Hebelbetätigung geschlossene Ringe ergeben und diese auch geschlossen bleiben. Eine Präzisions-Hebelmechanik ist hingegen technisch artverwandt, jedoch noch robuster ausgeführt – wichtig beispielsweise für Ordner, deren Inhalt sehr häufig ergänzt und entnommen wird.
- Es ist ein sogenannter Niederhalter als Tippklemmer vorhanden. Hinter diesem Begriff steckt die Metallklemme, welches ebenfalls auf den Ringen gleitet und den abgehefteten Papierstapel zusammendrückt. Ohne Niederhalter wären Ordner nicht nur mit weniger Inhalt schneller voll, sondern es könnte auch passieren, dass die Lochungen im Papier beim Hantieren ausreißen oder das Nutzen der Hebelmechanik erschweren.
- Es gibt nicht nur ein Griffloch im Ordnerrücken, sondern dieses ist außerdem ebenfalls metallverstärkt. Dadurch kann der Ordner ebenfalls unzählige Male aus einem Regal hervorgezogen werden, ohne dass der Rücken Schaden nimmt.
- Im Deckel des Ordners sind die sogenannten Raumsparschlitze vorhanden. Sie sorgen dafür, dass der Deckel sich nicht verbiegt, weil die Oberkanten der Ringmechanik durch diese Öffnungen herausragen. Achten Sie zudem darauf, dass die Raumsparschlitze mit „Nasen“ versehen sind. Sie geben im geschlossenen Zustand der Ringmechanik Halt, wodurch der Deckel beim Hantieren nicht unkontrolliert aufklappen kann.
Dabei werden Sie feststellen, dass der Großteil der Ordner im VIKING-Shop mit diesen Features aufwarten kann – ganz gleich, ob es sich um Grüner Balken-, Leitz-, Herlitz-, Exacompta- oder Ordner von anderen Herstellern handelt.
Der richtige Umgang mit Büroordnern
- Füllen Sie die Ringmechanik niemals bis zur völligen Kapazitätsgrenze oder gar darüber hinaus. Bei einem randvollen Ordner im Format A4 bzw. DIN A4 mit der typischen Rückenbreite 80 mm können die Unterlagen bis zu fünf Kilogramm wiegen. Dieses Gewicht zieht an den Ringen und sorgt auch dafür, dass der Ordner schwerer zu handhaben ist. Besser ist es deshalb, Ordner nicht so sehr zu (über-)füllen oder auch statt einem großen mehrere schmale Ordner zu nutzen – etwa mit der Rückenbreite 50 mm.
- Stellen Sie nach Möglichkeit immer sicher, dass die Aktenordner parallel zum Regalboden eingeschoben werden, also nicht die Vorderkanten zuerst aufgesetzt werden.
- Noch ein Grund für weniger gefüllte Ordner: Sorgen Sie dafür, dass die Aktenordner möglichst sanft auf den Schreibtischen abgelegt werden. Bei zu schweren Akten werden diese oft zwangsweise zu hart abgelegt, was ebenfalls eine unnötige Belastung für die gesamte Konstruktion ist.
Sollten Sie abgeheftete Unterlagen dort lagern müssen, wo die klimatischen Bedingungen nicht perfekt sind – etwa in Kellern – dann sollten Sie eher auf Polypropylen oder andere Kunststoffmaterialien setzen. Diesen macht vor allem Feuchtigkeit deutlich weniger aus als es bei auf Pappe basierenden Stücken der Fall ist.
Bei sehr häufig genutzten Aktenordnern (beispielsweise zur Archivierung der täglichen Posteingänge) kann es sinnvoll sein, zu rotieren. Das heißt, die Mappen werden nur für eine gewisse Zeit für diese schnelllebige Tätigkeit herangezogen und danach für eher seltener benötigte Papiere genutzt. Zudem sollten Sie für diese stark benutzten Aktenordner idealerweise solche mit Präzisions-Hebelmechanik heranziehen.
Ordner: Eine Frage der Farbe?
Allerdings finden Sie im VIKING-Shop auch viele Ordner und Ringbücher in einer anderen Farbe. Zudem gibt es die Exemplare im Wolkenmarmor Design mit Rücken in anderen Farben. Hinzu kommt zudem grundsätzlich das Rückenschild. Ihn gibt es sowohl in aufgeklebter Form wie als einsteckbaren Rückenschild. Der Grund dafür ist, dass Sie auf diese Weise vor allem bei großen Ordnermengen immer die jeweils passenden Akten schnell finden.
Häufige Fragen zum Thema „Ordner“
Wie viele verschiedene Größen bzw. Formate von Aktenordnern gibt es eigentlich? Wie viele Blätter sollten maximal in einem Ordner abgeheftet werden? Und wie können Ordner mit geklebtem Rückenschild wiederverwendet werden? Lesen Sie hier die Antworten auf typische Fragen rund um die Aktenordner.
Wie viele Formate von Aktenordnern gibt es?
Der typische Aktenordner hat das Format A4, eine Rückenbreite von 80 mm und ist mit zwei Ringen versehen. Allerdings gibt es für jedes (gängige) normierte Papierformat auch entsprechende Modelle. Bei uns im VIKING-Shop finden Sie die Formate von A7 und A6 quer (letzteres für Kontoauszüge) bis hinauf zu A3, beispielsweise für großformatige Präsentationsunterlagen, Sedcards und dergleichen.
Wie können Ordner sinnvoll beschriftet und organisiert werden?
Die Beschriftung der Akten trägt entscheidend dazu bei, wie gut sich Dokumente im Archiv wiederfinden lassen. Dazu zeigen wir Ihnen hier einige Tipps, um hierbei maximale Transparenz und geringstmögliche Sucharbeit zu realisieren:
- Wenn Sie die Rückenschilder per Hand beschriften möchten, dann sind simple Druckbuchstaben meist besser geeignet als eine Schreibschrift. So ist gewährleistet, dass jeder die Schrift gleichermaßen gut lesen kann. Wenngleich allerdings bedruckte Rückenschilder das Optimum sind, dafür können Sie beispielsweise unsere Etikettendrucker heranziehen.
- Nutzen Sie unterschiedliche Farben von Ordnern oder Rücken, um Aktenordner thematisch einzusortieren – beispielsweise Rot für die Buchhaltung, Weiß für Posteingänge usw. Gerade bei großen Aktenschränken mit zahlreichen Ordnern ist es dann leichter, schnell die gewünschten Dokumente zu finden. Dadurch muss dann nur innerhalb der farblich eingeordneten Archivierung nach dem exakten Aktenordner geschaut werden. Das spart Zeit.
- Wenn innerhalb eines Ordners Akten unterschiedlicher Themengebiete abgeheftet werden (typisch beispielsweise bei der Projektarbeit), so sollten Sie unsere Register und Trennstreifen dafür heranziehen. Auch hier können Sie durch unterschiedliche Farben der Trennblätter das bereits angesprochene Prinzip der erleichterten Suche konsequent fortsetzen.
- Etablieren Sie ein einheitliches Beschriftungssystem. Zumindest innerhalb einer spezifischen Abteilung sollten alle Aktenordner nach demselben Prinzip etikettiert/beschriftet werden. Auch dies dient dazu, es allen Beteiligten zu erleichtern, einen bestimmten Hefter zu finden. Ähnliches gilt für die Beschriftung der Register.
- Nutzen Sie das richtige Format. Ein normaler Ordner sollte nur dann die Größe DIN A4 haben, wenn dies auch für den geplanten Inhalt gilt. Das erleichtert die Suche ebenfalls, wenn bekannt ist, welches Format die benötigten Unterlagen hat – beispielsweise Kontoauszüge.
Beschriften Sie das Rückenschild immer mit eindeutigen Hinweisen auf den Inhalt. Sollten mehrere Aktenordner zu einer fortlaufenden Unterlagensammlung gehören, so bietet es sich zudem an, sie ebenso fortlaufend zu nummerieren – gegebenenfalls ergänzt durch spezifischere Daten. Beispielsweise eine Nummerierung samt kalendarischen von-bis- oder A-Z-Angaben.
- Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Beschriftung des Buchrückens waagerecht auszuführen. Da Ordner typischerweise aufrecht im Regal stehen, entspricht dies am ehesten dem natürlichen Blickwinkel. Sollte die Beschriftung senkrecht verlaufen müssen, sollten Sie die „europäische“ Schreibrichtung wählen, die auch bei der Buchrückenbeschriftung verwendet wird. Bei dieser beginnt die Beschriftung unten, der Kopf muss zum Lesen also nach links geneigt werden (in englischsprachigen Ländern ist es meist umgekehrt).
Mit all diesen Maßnahmen können Sie Ihre Aktenordner nicht nur professionell beschriften, sondern Sie sorgen vor allem dafür, dass diese so effektiv wie möglich genutzt werden können.
Übrigens: Um dieses Konzept vollends abzurunden sollten Sie auch die Aufstellung der Aktenschränke konsequent nach Nutzbarkeit planen. Je geringer (also zeitlich kürzer) die nötigen Wege von den Arbeitsplätzen zu den typischerweise benötigten Dokumenten sind, desto besser. Dabei können Ihnen auch Drehsäulen sowie mobile Bürowagen wertvolle Hilfe leisten, weil sie eine Positionierung der am häufigsten benutzten Aktenordner dicht am Benutzer ermöglichen.
Wie viele Blätter sollten maximal in einem Ordner abgeheftet werden?
Dabei wird jedoch nur das Papier bewertet. Heftklammern und dergleichen, die einen Papierstapel verdicken und erschweren, können die praktische Anzahl von Blättern jedoch teils deutlich reduzieren.
Wie jedoch bereits angesprochen sollte dieser Wert in der Praxis niemals gänzlich ausgereizt werden. Umso leichter ist ein Aktenordner im Alltag zu handhaben und umso weniger wird er durch seinen Inhalt strapaziert.
Wie können Ordner mit geklebtem Rückenschild wiederverwendet werden?
Zunächst sollten Sie bereits beim Kauf nicht nur an die Gegenwart denken. Das heißt, wenn es wahrscheinlich ist, dass ein Ordner im Lauf seines Lebens mit Unterlagen aus verschiedenen Feldern bestückt wird, ist es besser, von vornherein auf Modelle mit einsteckbarem und somit austauschbarem Rückenschild zu setzen.
Was die geklebten Rückenschilder anbelangt, finden Sie bei uns eine ganz einfache Lösung in Form von selbstklebenden, teilweise bedruckbaren Ordneretiketten und Rückenschildern. Je nach Ausführung sind diese im selben Design wie das Original gehalten, wodurch es möglich ist, alles einheitlich zu gestalten.
Übrigens: Falls bei Ihnen Ordner irgendwann tatsächlich am Ende der Nutzbarkeit angelangt sind, sollten Sie die Metallteile mit einem beherzten Griff oder unter Mithilfe einer Zange vom Ordner trennen und einer gesonderten Entsorgung zuführen.
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